Contabilità startup: gli errori più comuni

Gestire la contabilità in una startup non è solo una questione fiscale. Una buona organizzazione contabile, fin dai primi mesi, può fare la differenza tra una startup che scala e una che si blocca sul nascere. In questo articolo vediamo gli errori più comuni commessi dai founder (e come evitarli), oltre a qualche consiglio pratico per costruire basi solide fin da subito.

Perché la contabilità è cruciale fin dal day one

Impostare fin da subito un sistema contabile chiaro e scalabile permette di:

• evitare sanzioni o ritardi fiscali

• risparmiare tempo (e costi) in fase di due diligence

• avere dati affidabili per prendere decisioni

• rafforzare la fiducia di investitori, soci e collaboratori
  

Gli errori contabili più frequenti tra le startup early stage:

1. Costi mal imputati

Molte spese vengono registrate in modo generico, senza distinguere tra costi capitalizzabili (sviluppo software, ad esempio) e costi operativi. Questo altera la visibilità sulla marginalità e può creare problemi in sede di bilancio.

2. Mancanza di prima nota interna

Senza una prima nota aggiornata, è impossibile avere un quadro preciso della liquidità aziendale e dei flussi finanziari. La prima nota consente di registrare ogni movimento anche quelli ancora non visibili sul conto bancario come anticipi, assegni, spese con carta aziendale o pagamenti in sospeso. Molti founder si affidano solo all'estratto conto, ma questo mostra solo una parte della situazione: non rileva movimenti futuri, non distingue le voci di spesa e non aiuta a prevedere il fabbisogno di cassa. La prima nota è lo strumento minimo per tenere traccia dei movimenti in entrata e uscita, ed è il primo passo verso una gestione finanziaria consapevole

3. IVA gestita in modo superficiale

Molti ignorano i meccanismi dell'IVA, soprattutto in presenza di vendite B2B internazionali, dove entrano in gioco regole specifiche come il reverse charge e l’obbligo di identificazione fiscale in altri Paesi UE. La mancata applicazione corretta di queste regole può generare errori nella liquidazione, esposizioni fiscali impreviste, e in caso di controlli sanzioni anche rilevanti. Inoltre, non tutte le operazioni estere seguono lo stesso trattamento, per cui è fondamentale sapere quando applicare o meno l’IVA e come documentarlo correttamente in fattura e in contabilità.

4. Errori nella gestione del capitale sociale

Capitale non versato correttamente, modifiche statutarie non registrate, mancanza di documentazione ufficiale (come delibere assembleari, verbali o moduli firmati) sono criticità frequenti nelle prime fasi. Queste omissioni possono rallentare o compromettere una due diligence in fase di fundraising, poiché gli investitori vogliono verificare la regolarità formale e sostanziale della struttura societaria. Inoltre, problemi legati al capitale sociale possono impedire l’accesso a bandi o agevolazioni, o creare ostacoli in caso di aumento di capitale o ingresso di nuovi soci.

5. Assenza di reportistica interna

Il bilancio civilistico arriva tardi e spesso non offre una visione utile al team. Senza una reportistica mensile o trimestrale, la startup naviga a vista. È fondamentale avere:

• visibilità su entrate e uscite

• monitoraggio dei KPI chiave

• strumenti per valutare scenari e prendere decisioni rapide
  

Alcuni consigli pratici:

• Apri un conto business separato fin dal giorno 1

• Registra ogni movimento (anche piccoli) con un tool di prima nota

• Collabora con un commercialista esperto in startup

• Utilizza strumenti digitali come Xero, Qonto, Fatture in Cloud, Dext, TeamSystem

• Fai una chiusura mensile anche semplificata (entrate/uscite/KPI)

Commercialista e CFO: due figure chiave per crescere bene

Avere un professionista che segue la parte contabile non significa esternalizzare completamente il controllo. Il founder deve rimanere coinvolto, sapere dove va il cash e avere una base dati interna.

Il ruolo del commercialista

Un buon commercialista non serve solo a “fare il bilancio”. Deve:

• conoscere le agevolazioni per startup innovative

• sapere come gestire aumenti di capitale, nota integrativa e startup con sede estera

• supportare l’impostazione di una contabilità funzionale alla crescita, non solo agli adempimenti

CFO interno vs esterno: pro e contro

CFO interno

• Pro: presenza continuativa, profonda conoscenza del business, reattività immediata, supporto strategico diretto al founder e al team.

• Contro: costi fissi elevati, difficile da reclutare nelle fasi early, rischio di overstaffing se la complessità contabile è ancora limitata.

CFO esterno (fractional o advisor)

• Pro: accesso a competenze senior a costi sostenibili, flessibilità nell’impegno, visione trasversale grazie all’esperienza su più aziende.

• Contro: minore coinvolgimento operativo, tempi di risposta potenzialmente più lenti, possibile mancanza di allineamento culturale.

In fase early, spesso la scelta migliore è partire con un CFO esterno esperto in startup e valutare un inserimento interno solo quando l’organizzazione e il budget lo permettono.

Una buona contabilità non serve solo a "fare il bilancio". Serve a guidare meglio la tua startup, evitare rischi inutili e prepararti al meglio per i prossimi round.

Evita gli errori comuni, organizza bene i numeri e costruisci basi finanziarie solide. Gli investitori se ne accorgeranno.